zgoda na newsletter

Zgoda na newsletter – jak powinna wyglądać?

Jeżeli zbierasz zapisy na newsletter z pewnością robisz to na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Bo zgoda na newsletter to nic innego jak zgoda na przetwarzanie danych subskrybenta, zazwyczaj imienia i adresu e-mail.

Jakie cechy powinna mieć prawidłowo wyrażona zgoda na newsletter?

RODO wskazuje konkretne cechy prawidłowo wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Mówi o tym art. 6 ust. 1 lit. a (jako podstawa przetwarzania) oraz motywy 32, 42 i 43 RODO.

Nie będę przytaczać Ci tutaj treści tych przepisów tylko wskażę, bez zbędnego ą-ę 😉 jak taka zgoda powinna wyglądać i jakie cechy powinna posiadać.

Dobrowolna

Osoba, która wyraża zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych nie może być do tego zmuszana. Powinna mieć wolny wybór. Może w każdej chwili tę zgodę wycofać.

Kiedy zgoda nie jest dobrowolna?

Jeśli uzależniasz zawarcie umowy od pozostawienia zgody na newsletter. Przykład? Prowadzisz sklep internetowy i sprzedajesz w nim produkty online np. e-booki. Klient wchodzi na stronę i chce kupić jeden z e-booków po cenie regularnej. Przechodzi do zakupu i płatności, a tak pojawia się informacja, że checkbox ze zgodą na wysyłkę newslettera jest obowiązkowy. Nie zaznaczając checkboxa klient nie może kupić e-booka. To niedopuszczalne.

Jest to też niedopuszczalne jeśli pobierasz zgodę na założenie konta w serwisie czy sklepie internetowym. Do tego służy inna podstawa – umowa.

Konkretna

Zgoda konkretna jest wówczas, gdy jest wyraźna, zrozumiała dla przeciętnego odbiorcy (najlepiej dla dziecka), cel tej zgody jest jasny i precyzyjny, podobnie jak zakres przetwarzania.

Jedna zgoda powinna dotyczyć tylko jednego celu. Nie można łączyć kilku celów.

Należy ciągle mieć na uwadze zasadę ograniczonego celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO.

Świadoma

Osoba, która wyraża taką zgodę powinna być świadoma wszelkich skutków jej wyrażenia. Jest to nierozerwalnie związane z obowiązkiem informacyjnym, który musisz dostarczyć przy pierwszym kontakcie z osobą, która zostawia swoje dane.

Więcej o tym, jak to zrobić, jak sformułować obowiązek informacyjny, checkboxy oraz politykę prywatności, zbierając zapisy na newsletter powiem na BEZPŁATNYM WYZWANIU: “NEWSLETTER ZGODNY Z RODO W 3 DNI”! Zapisz się klikając w obrazek poniżej:

Staraj się być transparentny w momencie pobierania zgody. Daj znać osobie, która taką zgodę wyraża o wszelkich tego konsekwencjach, o jej prawach, o tym, co otrzyma w zamian, o czym będziesz ją informował i co wysyłał.

Istotna tutaj jest tożsamość administratorów oraz cele przetwarzania danych osobowych, ale jak wskazuje Grupa Robocza art. 29 może być wymagane podanie większej ilości informacji, aby umożliwić osobie zrozumienie istoty przetwarzania.

Wszelkie informacje powinny widoczne i łatwo dostępne. Powinna też znajdować się tam co najmniej informacja o prawie do cofnięcia zgody w każdym czasie.

Jednoznaczna

Nie powinna więc zachodzić żadna wątpliwość, że osoba wyraża swoją zgodę oraz na co dokładnie tę zgodę wyraża.

Może więc:

  • zaznaczyć checkbox,
  • przesunąć palcem na smartfonie lub tablecie,
  • przekręcić telefon,
  • dokonać określonych ustawień technicznych.

Najpopularniejszą formą jest po prostu zaznaczenie checkboxa (czyli okienka). W każdym wypadku musi to być aktywne działanie danej osoby. Musi ono również być poprzedzone klarowną informacją, jakie skutki ma dane działanie, co się z nim wiąże.

Rozliczalna

Jedną z najważniejszych zasad RODO jest rozliczalność.

To administrator, czyli Ty, musi udowodnić, że zdobył zgody zgodnie z prawem, zgodnie z RODO.

Obecni dostawcy systemów do wysyłki newsletterów odnotowują automatycznie, kiedy subskrybent zapisał się na listę, kiedy potwierdził wiadomość w systemie opt-in oraz oraz kiedy się z niej wypisał.

Jeśli przetwarzasz dane poza takim systemem, powinieneś te informacje przechowywać w inny sposób.

Jest to istotne w celu obrony przed roszczeniami osób, które takie zgody wyraziły, ale również w celu wykazania przed organem nadzorczym, na wypadek kontroli, że posiadasz zgody zebrane zgodnie z RODO.

Wycofanie zgody za zapis na newsletter

Pamiętaj o tym, że każda osoba, która wyraziła zgodę może ją tak samo szybko wycofać.

To obowiązkiem administratora jest umożliwienie jej tego. Musi to być co najmniej tak samo proste jak wyrażenie zgody (albo prostsze).

W przypadku newslettera, wystarczy, że w każdej wiadomości do swoich odbiorców zamieścisz link z możliwością wypisania się z listy subskrybentów np. “wypisuję się”, “anulowanie subskrypcji” itp.

Jeśli subskrybent wycofa zgodę nie możesz więcej wysyłać do niego newslettera. Nawet jeśli pobrał lead magnet, czyli prezent za zapis.

Pamiętaj jeszcze o jednej ważnej rzeczy! Koniecznie poinformuj w obowiązku informacyjnym, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Będzie to działać tylko wtedy, gdy poinformujesz o tym osobę (zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO).

Jeśli chcesz dostać gotowe wzory, tutoriale i instrukcje na żywo niezbędne w celu wysyłania newslettera a zgodne z RODO zapisz się na BEZPŁATNE WYZWANIE: “NEWSLETTER ZGODNY Z RODO W 3 DNI”! Zapisz się klikając w obrazek poniżej:

Jakie działania są zakazane?

  • zgoda milcząca
  • zaznaczona z góry w checkboxie
  • ukryta w regulaminie, który należy zaakceptować przy okazji zawierania umowy np. zakupu produktu w sklepie internetowym

Mam nadzieję, że podane wyżej informacje, dotyczące zgody na newsletter będą dla Ciebie pomocne.

Pomóż mi dotrzeć z tym artykułem do większej liczby osób, dla których może to okazać się przydatne. Daj im znać!

Napisz w komentarzu z jakimi zgodami spotykałeś się do tej pory? Czy któraś z nich wzbudziła Twoje podejrzenia? Co było w niej nieprawidłowego w Twojej opinii?

A tu przeczytasz o tym, czy prezent za zapis na newsletter jest zgodny z RODO:

Wszystkiego Legalnego!

Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 18.01.2019.r

Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.