Wizytówki a RODO

RODO: Jak przetwarzać dane z wizytówek?

W związku z nagonką RODO jaka ma miejsce ostatnio, wszyscy w mniejszym lub większym stopniu, zastanawiają się, czy przetwarzanie przez nich danych odbywa się zgodnie z RODO.

To samo dotyczy wizytówek.

Bo jak przetwarzać dane z wizytówek, bez zgody osoby, która ją przekazuje?

Wizytówki a RODO

Wyobraź sobie taką sytuację:

Przychodzisz na spotkanie networkingowe, otrzymujesz około 10 wizytówek, na każdej z nich znajduje się co najmniej, imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu i adres e-mail osoby, która Ci tę wizytówkę przekazała. Danych osobowych od groma!

W domu, segregujesz te wizytówki według jakiś kryteriów, np. branże, w jakich dane osoby pracują lub alfabetycznie. Umieszczasz wizytówki w wizytowniku i trzymasz na biurku. Biurko znajduje się w salonie lub w osobnym pokoju, do którego każdy jednak ma dostęp. 

Czy Ty przetwarzasz dane osobowe? A może je profilujesz?

Czy dane na wizytówkach to też dane osobowe?

Większość danych, jakie znajdują się na wizytówkach to właśnie dane osobowe.

Wiem, że pomyślisz, iż to już paranoja jakaś z tą ochroną. Zawsze tak było i kropka. Wizytownik często znajdował się na stole, do którego de facto każdy miał dostęp. Czy to ktoś z firmy, czy też ktoś z zewnątrz, gdy przyszedł na wizytę.

Zawsze nie oznacza, że było to działanie poprawne.

Dane na wizytówkach, jeśli są to dane osobowe powinny być odpowiednio przechowywane i chronione.

Jeśli ktoś przekazał wizytówkę Tobie, nie oznacza, że chce aby o nim dowiedziało się innych sto osób, prawda? A może przez przypadek dowie się o tym jego konkurencja, czego on może nie chce…

Na jakiej podstawie mogę przetwarzać te dane?

Jeśli ktoś przekazuje Ci swoją wizytówkę, domyślnie wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Więc spokojnie, ale kilka obowiązków masz.

Byłoby to co najmniej dziwne, gdyby za każdym razem, gdy ktoś daje Ci wizytówkę, Ty pytasz o zgodę na przetwarzanie danych osobowych 😀

Co trzeba zrobić później?

Jeśli chcesz skontaktować się z osobą, która dała Ci wizytówkę, w e-mailu powinieneś zrealizować tzw. obowiązek informacyjny.

Jego dane będą u Ciebie funkcjonować jako zbiór i będziesz je przetwarzać, więc RODO Cię obowiązuje.

No chyba, że robisz to tylko na użytek prywatny, czysto osobisty albo nie wrzucasz danych z wizytówek do CRM-u lub do bazy elektronicznej. To wtedy nie.

Jeśli chcesz wiedzieć, czy RODO Cię obowiązuje czy nie, odsyłam Cię do tego artykułu TUTAJ.

Obowiązek informacyjny najlepiej zawrzeć w stopce e-maila. I problem z głowy.

A kiedy RODO nie ma zastosowania do wizytówek?

O tym wspominał dr Maciej Kawecki podczas jednego ze swoich lajwów TUTAJ.

RODO w ogóle nie znajduje zastosowania do obrotu wizytówkami, wtedy gdy:

  • gdy wykorzystywane one są w obrocie osobistym, w celu osobistym, bo reklamujesz siebie,
  • gdy na wizytówce są dane kontaktowe spółki, a osoba działa jako członek zarządu spółki, lub jako przedsiębiorca – wtedy te dane są danymi kontaktowymi spółki (motyw 14 RODO)
  • gdy nie ewidencjonujemy i nie wrzucamy do systemu elektronicznego tychże wizytówek,
  • gdy jest to zwyczaj – wzajemna wymiana wizytówek.

Większość obowiązków z art. 13 RODO nie będzie musiała być spełniona np. informacja o profilowaniu. Wizytówki profilowaniu nie podlegają więc i taki obowiązek ich nie będzie dotyczył.

Jak wykorzystać zebrane wizytówki do marketingu?

Bardzo prosto! RODO  nie jest takie złe!

Teraz masz świetny pretekst do tego, żeby zadzwonić do nowo poznanych ludzi/ klientów i zapytać ich o możliwość przetwarzania danych, dodania ich do Twojej bazy elektronicznej, a przy okazji… o możliwość spotkania 😉

Mówiłam o tym też na LIVE na fanpage Managerka Umów (możesz mnie polubić tam z prawej strony) 🙂 TUTAJ:

 

Spodobał Ci się ten tekst? Udostępnij go proszę lub skomentuj:)

Chcesz mieć spokój z RODO i całą obowiązkową dokumentację w jednym miejscu? Kliknij w baner poniżej

 

Wszystkiego legalnego!

Ilona

 

Stan prawny na dzień 14 maja 2018 r.

Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.