RODO a umowy

RODO a umowy: Co z danymi, gdy klient podaje je do umowy?

RODO a umowy

Kolejną grupą danych osobowych, z którymi na pewno masz do czynienia są dane osobowe klientów. Co robić, gdy klient podaje swoje dane do umowy? Ma on zamiar zawrzeć z nami umowę, więc musi podać swoje dane, żeby tę umowę spisać. Co wtedy? Mamy podstawę do przetwarzania tych danych czy nie?

Klient czegoś od nas chce

A co w sytuacji, gdy klient kontaktuje się z nami, bo na przykład, chce żebyśmy złożyli mu ofertę lub prowadzi z nami negocjacje? Czy wtedy mamy prawo przetwarzać jego dane?

O tych podstawach mówiłam podczas 23-ciej #LegalnejKawy, którą przeprowadziłam na moim fanpage’u Managerka Umów TUTAJ:

Jeżeli nie masz czasu (lub ochoty) słuchać to przeczytaj o czym była ta #LegalnaKawa poniżej.

Mówiłam o umowie, jako podstawie do przetwarzania danych i:

  1. Kiedy nie trzeba pobierać żadnych zgód na przetwarzanie danych?
  2. Dlaczego inne podstawy przetwarzania danych są lepsze niż pytanie o zgodę?
  3. Jakie dane możesz pobierać, gdy zawierasz z kimś umowę?
  4. Co z danymi, które pobrałeś w celu zawarcia umowy, a do jej podpisania nie doszło?
  5. Czy konkursy to też umowa?
  6. Co daje nam w praktyce ta podstawa przetwarzania danych?
  7. Jakie muszą zostać spełnione elementy, żeby opierać się na tej podstawie do przetwarzania danych?

A teraz krótkie streszczenie pisemne.

Przetwarzanie danych na podstawie umowy – kiedy dopuszczalne?

RODO w art. 6 ust. 1 lit. b mówi o tym, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do:

  • wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą
  • podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

Niezbędność do wykonania umowy

Jakie warunki muszą być spełnione żeby skorzystać z tej przesłanki?

  • umowa musi istnieć
  • osoba, której dane chcemy przetwarzać  musi być stroną tej umowy
  • przetwarzanie danych musi być niezbędne do wykonania tej umowy

Obojętne jaka będzie to umowa (zlecenie, o dzieło, sprzedaży). Ważne, że ona będzie istnieć.

Nie jest istotny też sposób ani forma zawarcia tej umowy.

Osoba, której dane przetwarzamy musi być osobą, z którą zawieramy umowę. Nie zakwalifikujesz więc do tego danych osoby, która znalazła się w treści umowy jako np. osoba do kontaktu. Jej dane będziesz mógł przetwarzać zapewne, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Jeśli nie masz czasu ani wiedzy, żeby stworzyć dokumenty RODO samodzielnie, zobacz Pakiet RODO dla Małych Firm! Konkretne instrukcje, komentarze i wskazówki, które poprowadzą Cię krok po kroku w dostosowaniu dokumentacji do Twojej działalności!

Co to znaczy, że przetwarzanie danych jest niezbędne?

Oznacza to, że bez tych danych nie możesz wykonać umowy, nie możesz jej po prostu zrealizować.

Przykład:

Jeżeli klient nie poda Ci swojego imienia, nazwiska i adresu robiąc zakupy w sklepie internetowym, to nie bardzo będziesz mógł wysłać mu towar. Jest to więc niezbędne!

Umowami nie są konkursy!

Jeśli chcesz wiedzieć czym są dane osobowe i czy należy do nich adres IP to zajrzyj do tego wpisu:

Czy adresy IP to dane osobowe według RODO?

A co z danymi zebranymi przed zawarciem umowy?

Jakie warunki w tej sytuacji muszą zostać spełnione?

  • działania podejmowane są PRZED zawarciem umowy
  • podjęcia tych działań żąda osoba, której dane przetwarzasz
  • to przetwarzanie jest niezbędne żeby zrealizować te żądania

Przykład:

  • odpowiedź na zapytanie ofertowe klienta przesłane e-mailem albo poprzez formularz kontaktowy
  • wysłanie e-maila klientowi, który dzwonił i podał go telefonicznie, prosząc o odpowiedź pisemną
  • Prośba klienta o wysłanie informacji na e-mail pozostawiony w chacie na stronie www

WAŻNE! Jeśli to Ty zaproponujesz klientowi zawarcie umowy i wysłanie oferty to ta przesłanka nie zostanie spełniona.

Niemniej jednak, jeśli dojdzie do Waszej rozmowy telefonicznej, Ty zapytasz klienta czy życzy sobie więcej informacji na ten temat, a on odpowie “tak, bardzo chętnie, proszę wysłać je na e-mail xyz@e-mail.pl” to czy rzeczywiście ta przesłanka nie zostanie spełniona?? Nie popadajmy w paranoję…

Czy wiesz, że na YouTube ruszam z własnym kanałem? Wszystkie #LegalneKawy będą tam stopniowo dostępne. Będzie mi miło jeśli zasubskrybujesz 🙂

A jeśli jeszcze nie jesteś w grupie RODO – GRUPA WSPARCIA DLA MAŁYCH I ŚREDNICH FIRM to kliknij na dole i dołącz!

RODO – grupa wsparcia dla małych i średnich firm

Wszystkiego legalnego!

Ilona Przetacznik – Managerka Umów & RODO

 

Stan prawny na dzień 8.07.2018

Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.