kartki świąteczne a RODO

Kartki świąteczne a RODO – czy można je wysyłać bez zgody?

Każdy z nas lubi dostawać kartki świąteczne. Podobnie rzecz się ma w przypadku firm. Czy w relacjach B2B oraz B2C można wysyłać kartki świąteczne bez uzyskania dodatkowej zgody? A czy dotyczy to tylko kartek papierowych, czy też elektronicznych?

Kartki świąteczne a RODO

Do tej pory było tak, że firmy wysyłały do siebie nawzajem kartki świąteczne. Celem był marketing- podtrzymanie relacji biznesowych i miłe przypomnienie o swoich istnieniu. Na wypadek, gdyby przypadkiem klient chciał skorzystać z usług po raz drugi.

Ale nie tylko. Wysyłanie kartek świątecznych to też podziękowanie za bycie klientem.

Można to zrobić na dwa sposoby: drogą tradycyjną, czyli pocztą oraz drogą elektroniczną. Znane są kartki świąteczne wysyłane e-mailem czy link do ciekawej kartki, którą można otworzyć na dedykowanej stronie www.

Tradycyjne kartki papierowe wysyłane do B2B

Niektórzy twierdzą, że na wysyłanie tradycyjnej, papierowej kartki świątecznej niezbędna jest zgoda. Co za tym idzie, wydawałoby się, że konieczne jest też spełnienie obowiązku informacyjnego!

Wyobrażasz sobie otrzymanie pięknej kartki, a pod życzeniami “Zgodnie z art. 13 RODO informuję, że: Administratorem Twoich danych osobowych jest….” 😀 Byłby to absurd…

Ja uważam, że nie jest potrzebna żadna dodatkowa zgoda na wysyłanie kartek świątecznych.

Możliwość legalnego prowadzenia marketingu bezpośredniego wynika z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Podstawą do tego, jest więc tzw. prawnie uzasadniony interes administratora.

Oczywiście, w każdym przypadku opierania się na przesłance prawnie uzasadnionego interesu administratora lub osoby trzeciej, należy dokładnie ocenić, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu. 

Niewątpliwie, mój czy Twój klient może rozsądnie spodziewać się, że otrzyma taką kartkę świąteczną na podany przez niego, w związku ze współpracą, adres. Podobnie rzecz się ma z pracownikami danej firmy.

Prawnie uzasadnionym interesem administratora (czyli Ciebie) będzie w tym wypadku utrzymywanie dobrych relacji z klientem, podwykonawcą, dostawcą, kontrahentem, co ma na celu kontynuowanie dobrej współpracy z korzyścią dla obu stron.

A czy to tyczy się spółek i jednoosobowych działalności?

Ze spółkami jest łatwiej, bo ich dane można przetwarzać bez obawy o RODO. Jeśli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, czyli firmy wpisane do CEIDG, to one są włączone pod RODO i dane osobowe właścicieli należy chronić tak samo, jak dane osobowe innych osób fizycznych. Mówi o tym motyw 14 RODO.

Należy spełnić inne obowiązki, żeby było to legalne!

Owszem, należy spełnić kilka innych obowiązków związanych z RODO, które zezwolą na takie wysyłanie kartek. Co mam na myśli?

  1. W obowiązku informacyjnym, który kierujesz do swojego klienta w danym momencie (może to być podpisanie umowy, zlecenia, wysłanie pierwszego e-maila, odpowiedź na zapytanie itd.) powinieneś zawrzeć informację o przetwarzaniu danych osobowych również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest właśnie marketing bezpośredni.
  2. Jeśli przetwarzasz dane klientów i kontrahentów to konieczne jest umieszczenie tej informacji w najważniejszym dokumencie, czyli w rejestrze czynności przetwarzania. Więcej o rejestrze pisałam TUTAJ. 
  3. Masz wykonaną analizę ryzyka.
  4.  Jeśli chcesz odezwać się do klienta po raz pierwszy, nigdy nie miałeś z  nim wcześniej kontaktu biznesowego, to oprócz zastanowienia się nad tym, po co tę kartkę wysyłasz, również musisz dopełnić powyższych obowiązków (jeśli te dane znajdują się w zbiorze, są posegregowane, zebrane np. w Excelu). W stosunku do takiego przyszłego klienta, konieczne byłoby wypełnienie w jakiś sposób obowiązku informacyjnego, co już nie wydaje się takie oczywiste. To jest temat na inny wpis i dłuższe rozważania 😉

Co z kartkami elektronicznymi?

Tutaj sprawa niestety  nie jest już taka prosta. Kartki elektroniczne to nic innego jak reklama czy informacja handlowa wysyłana drogą elektroniczną, np. poprzez e-mail. Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami nałożonymi już nie przez znienawidzone RODO, ale przez nasze polskie ustawy.

Mowa o ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawie prawo telekomunikacyjne.

Wprawdzie, w tym zakresie szykują się zmiany, ale nie będą one drastyczne. Bardziej porządkujące. O zmianach tych mówiłam na LIVE na moim fanpage Managerka Umów tutaj:


Dlatego, jeśli chcesz wysyłać kartki świąteczne w formie elektronicznej, to powinieneś zdobyć zgodę klienta na komunikację elektroniczną w tym celu.

Czy zawsze będzie konieczna ta zgoda?

Moim zdaniem, nie będzie ona konieczna, jeśli Twój klient został poinformowany o obowiązku informacyjnym już wcześniej (w związku z tym, że jest Twoim klientem itp.), a Ty, w ramach standardowej komunikacji mailowej z nim, wysyłasz mu kartkę, jako jeden z e-maili.

Zgoda będzie obowiązkowa jeśli chcesz takie kartki wysyłać nowych klientom, na przykład na adresy znalezione w internecie. Już pomijając fakt, że pewnie nie będzie mieć to większego sensu i trafi do folderu “kosz”…

Co z klientami indywidualnymi, B2C?

Podobnie. Ciągle mówię o sytuacji, gdy ten klient indywidualny jest już Twoim klientem i gdy wszystkie obowiązku związane z RODO, te zewnętrzne i wewnętrzne u Ciebie w firmie, zostały spełnione.

Oznacza to, że legalnie przetwarzasz jego dane osobowe i klient może spodziewać się, że w związku z tym może otrzymać kartkę świąteczną. A może nawet tego oczekuję 🙂

 

Mam nadzieję, że wpis kartki świąteczne a RODO był dla Ciebie pomocny i ze spokojnym sercem będziesz wysyłać kartki świąteczne. Piękne kartki zawsze są miłym podarunkiem i pełnią honorowe miejsce na biurkach czy w domach. Warto więc się nad ta możliwością podtrzymywania relacji z klientem poważnie zastanowić.

Czy Tobie zdarzyło się otrzymać naprawdę fajne kartki świąteczne od firm? Czym one się wyróżniały? Jak to odebrałeś – pozytywnie czy negatywnie? Daj znać w komentarzu pod tym postem. 

Wszystkiego Legalnego!

Ilona Przetacznik 

 

Stan prawny na dzień 10.12.2018 r.

 

Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.