cold mailing

Cold mailing – czy jest zgodny z RODO?

Gdy RODO weszło w życie, biznesy B2B zamarły. Zaczęły się wątpliwości i rozpacz, że od 25 maja nie będzie możliwe wysyłanie e-maili np. cold mailing.

Nic bardziej mylnego. RODO nie zabrania kontaktów z klientami, zbierania od nich danych osobowych, ani tym bardziej zaprzestania jakiegokolwiek marketingu. Przecież zazwyczaj odbywa się to z korzyścią dla samego odbiorcy.

Pomijam oczywiście przypadki, w których mamy do czynienia z nachalnym marketingiem. Takim, którego każdy ma dosyć, a co gorsze nie można się z niego wypisać w prosty sposób! Nie ma w tym korzyści ani dla wysyłającego taki mailing ani dla odbiorcy. Nie ma też sensu wysyłać takich informacji.

Co to jest cold mailing?

Cold mailing, to wysyłanie spersonalizowanego e-maila do konkretnej osoby. Poznajesz kogoś np. przez social media, spotkania na żywo lub po prostu wchodzisz na stronę jego firmy, i wysyłasz e-mail z ofertą, bez jego wcześniejszej prośby o to.

Wydaje się proste i logiczne, ale niekoniecznie zawsze będzie dozwolone przez prawo.

Niezamówiona informacja handlowa

Może okazać się, że e-mail jaki wysłałeś jest niezamówioną informacją handlową. W świetle art. 10 ust. 1 ustawy z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej, skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

Działanie takie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wynika to z art. 10 ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Dodatkowa zgoda

Klient musi zatem wyrazić zgodę na przesyłanie mu, za pośrednictwem poczty elektronicznej, informacji handlowych.

Klauzula zgody może brzmieć następująco: “Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną wyrażam zgodę na przekazywanie przez _______________, na udostępniony przeze mnie adres e- mail, informacji handlowych.”

Klauzula może też być prostsza: “Wyrażam zgodę na przesłanie mi oferty na podany przeze mnie e-mail”.

Chodzi o sam fakt wysyłania wiadomości elektronicznych. Niestety, jeśli chcemy zaprezentować ofertę to jest to konieczne. Samo przedstawienie oferty marketingowej może odbywać się już w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora, w ramach marketingu bezpośredniego.

Zamówiona informacja

Kiedy informację handlową uważa się za zamówioną?

Wtedy gdy odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny, czyli e-mail.

Jeśli więc chcesz zdobyć wartościowe adres e-mail i osoby, zainteresowane Twoją ofertą, to należy zapoznać się z tymi osobami w inny sposób niż wysyłanie im nachalnych ofert, którymi nie są zainteresowani.

Newsletter a oferty handlowe

Wydaje się, że newsletter, w którym informujesz o swoich produktach i usługach jest również informacją handlową i potrzebujesz do jego wysyłania dwóch, odrębnych zgód.

Niekoniecznie, ale może tak być.

Według stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji oraz dr Kaweckiego newsletter zazwyczaj zawiera oferty handlowe. Wówczas trzeba odebrać zgodę. I to, że zazwyczaj wszyscy wymagają takiej zgody wynika właśnie z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Bo marketing i ssamo przetwarzanie danych osobowych można wykonywać w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Istotą newslettera jest informowanie o wpisach blogowych, produktach, ciekawych linkach, podcastach, artykułach swoich własnych, a nawet innych twórców, jeśli uznasz, że może to być wartościowe dla Twoich czytelników. W końcu to dla nich tworzy się blog.

Ponadto, osoba, która zapisała się na newsletter i pobrała prezent tzw. lead magnet może rozsądnie spodziewać się, że otrzyma również informacje handlowe. Nie jest to działanie na jej szkodę, a bardzo często jest dla niej korzystne.

Uważam więc, że można posługiwać się tylko jedną zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celu wysyłania newslettera. Warto jednak dodać, co on będzie zawierał, np. informacje o produktach, usługach, czy ofertach.

Najlepiej też zastosować mechanizm double opt-in, czyli podwójnego potwierdzenia przez nowego subskrybenta. Wtedy masz pewność, że on rzeczywiście chce zapisać się na Twój newsletter. Taki kontakt jest wartościowy. Bo po co marnować swoje zasoby na wysyłanie niechcianego spamu?

Niedawno odbyło się wyzwanie : “Newsletter zgodny z RODO w 3 dni”. Udostępniłam na nim gotowe wzory checkboxów, obowiązku informacyjnego i polityki prywatności! Więcej informacji o wyzwaniu oraz materiały znajdziesz w Bazie Wiedzy tutaj:

Kiedy zgoda nie jest wymagana?

Nie zawsze musisz zdobywać zgody, żeby skontaktować się z klientem, albo przyszłym klientem. Zgoda to nie jest ani jedyna, ani nawet najlepsza podstawa do przetwarzania danych osobowych.

Nie musisz tego robić w następujących sytuacjach:

  • w celu kontaktu z klientem związanego z dokonanym zamówieniem, usługą lub umową,
  • gdy oferta wysyłana jest na prośbę – ktoś kontaktuje się z Tobą bezpośrednio lub przez formularz kontaktowy,
  • w celu dochodzenia roszczeń, niezapłaconej faktury, reklamacji albo po prostu w celu obrony przed działaniami niezgodnymi z prawem – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora,
  • wiadomość wysyłana jest na adres, który nie jest danymi osobowymi w celu kontaktu w konkretnej sprawie, co jest wyraźnie dozwolone np. na stronie www danej firmy.

Pamiętaj! Nie możesz tak po prostu dodać adres e-mail do swojej bazy newsletterowej albo innej grupy bez zgody, nawet jeśli skontaktowałeś się z kimś w powyżej wspomnianych sytuacjach. Na to zawsze potrzebujesz zgodę.

Jeśli chodzi o przedsiębiorców, którzy podali jakiekolwiek dane kontaktowe w CEIDG (publicznych rejestrze – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) to zgodnie ze stanowiskiem zawartym w Kodeksie dobrych praktyk w branży marketingu bezpośredniego, to przesłanie komunikatu marketingowego drogą elektroniczną do przedsiębiorcy nie wymaga posiadania uprzedniej zgody takiego przedsiębiorcy. 

Podobnie jest z połączeniami telefonicznymi, czy też w przypadku marketingu pocztowego (w ramach spersonalizowanych przesyłek).

Maile do spółek

Wysyłanie informacji handlowych, maili itd. możliwe jest w stosunku do spółek prawa handlowego np. do spółki z o.o. Są to podmioty prawa, a nie osoby fizyczne, w związku z czym nie chroni ich RODO (jeśli dane dostępne są publicznie – w Krajowym Rejestrze Sądowym).

W jaki sposób Ty wysyłasz swój newsletter? Stosujesz cold mailing? Daj znać w komentarzu i dodaj link do swojego newslettera! (tak możesz to zrobić!)

A jeżeli chcesz poznać więcej tajników wysyłania newsletterów zgodnie z RODO oraz otrzymać przydatne wzory dokumentów, kliknij w grafikę poniżej. Zostaniesz przekierowany do Bazy Wiedzy, gdzie dostępne są materiały z wyzwania.

prezent za zapis na newsletter

Mam nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie przydatny. Jeśli uważasz, że jest wartościowy podziel się nim ze znajomymi.

Więcej o newsletterze przeczytasz tu:

Wszystkiego Legalnego!

Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 17.01.2019 r.

Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik i jestem radcą prawnym. Pokazuję małym przedsiębiorcom na co zwrócić uwagę podpisując umowę oraz wskazuję legalną stronę biznesów online.